Lembretes automáticos

Quando um cliente agenda pelo WhatsApp, ele recebe a confirmação na hora. Só que isso não garante que ele vai aparecer no dia. É aí que entram os lembretes: o agente envia mensagens automáticas antes do horário marcado, sem você precisar fazer nada.

Negócios que usam lembretes reduzem faltas em até 30% a 40%. A lógica é simples: o cliente lembra e aparece, ou avisa com antecedência e libera o horário pra outra pessoa.

Onde configurar

Vá em Meu Agente, abra a aba Agendamentos e procure o bloco "🔔 Lembretes automáticos".

Quantos lembretes você pode ter

Até 3 lembretes por agendamento. Por padrão a OctoSolve já deixa dois configurados pra você:

• 23 horas antes: lembra o cliente com tempo de reorganizar a agenda.
• 1 hora antes: aviso de última hora, que chega quando o cliente ainda pode sair de casa.

Você pode usar só um, adicionar um terceiro, remover qualquer um ou mudar os tempos.

Para adicionar um novo lembrete, clique em "+ Adicionar" no canto superior direito do bloco. O link some quando você já tem 3.

Onde o lembrete chega em cada canal

Logo no topo do bloco aparece um aviso amarelo: "📩 Onde o lembrete chega em cada canal". Vale entender, porque cada aplicativo tem uma regra própria de quando aceita receber uma mensagem automática.

Como configurar cada lembrete

Cada linha da lista tem os seguintes controles, da esquerda pra direita:

1. Número: quanto tempo antes enviar (ex: 23, 2, 30).
2. Unidade: "horas" ou "minutos".
3. Confirmação: o seletor "Sem confirmação" ou "Com confirmação", que define se o lembrete pede resposta do cliente (veja Pedir confirmação no lembrete).
4. 📍 Endereço: botão que liga ou desliga o endereço neste lembrete, fica verde quando ligado (veja Endereço no lembrete).
5. Toggle on/off: liga ou desliga esse lembrete sem precisar remover.
6. ✕: remove o lembrete.

Sugestões por tipo de negócio

Como fica a mensagem no WhatsApp do cliente

O agente monta o texto automaticamente com o nome do serviço, o horário e o tom de voz que você configurou. Veja como fica na prática.

Lembrete de 23h antes (tom semiformal):

📅 Olá! Lembrando que você tem *Corte + Barba* amanhã às *10:00*.

Lembrete de 2h antes (tom informal):

⏰ Ei! Seu *Corte + Barba* começa em ~*2 horas* (10:00). Te esperamos!

Se o serviço tem um profissional atribuído, o nome aparece na mensagem: "você tem Pilates Solo com Fernanda amanhã às 09:00".

Quem recebe os lembretes

Só agendamentos com status "agendado" ou "confirmado" recebem lembretes. Agendamentos com status "aguardando pagamento" (quando você ativou cobrança antecipada) ficam de fora. O lembrete só começa depois que o cliente pagar e o status mudar.

Pedir confirmação no lembrete

Além de lembrar, o agente pode aproveitar o momento pra perguntar se o cliente vai aparecer. Você escolhe isso no seletor de cada lembrete, que tem duas opções: "Sem confirmação" e "Com confirmação".

Sem confirmação (padrão)

O agente envia só o lembrete, sem pedir resposta. Bom pra quem não quer complicar.

📅 Olá! Lembrando que você tem *Pilates Solo* amanhã às *09:00*.

Com confirmação

O lembrete termina com uma instrução pedindo a resposta do cliente:

📅 Olá! Lembrando que você tem *Pilates Solo* amanhã às *09:00*.

Responda *CONFIRMAR* para manter, *REAGENDAR* para mudar de horário
ou *CANCELAR* para desmarcar 🙏

O cliente responde e o agente processa sozinho, sem você precisar fazer nada:

• CONFIRMAR: o status do agendamento muda para "confirmado".
• REAGENDAR: o agente inicia o fluxo de remarcação e oferece novos horários.
• CANCELAR: o cliente entra num fluxo de cancelamento (com dupla confirmação, pra não cancelar por engano).
• Sem resposta: o agente pode tomar uma ação automática (veja Cancelamento automático por silêncio).

Endereço no lembrete

Você pode fazer o lembrete incluir o endereço do seu negócio, útil pra quem atende presencialmente e quer que o cliente chegue sem se perder.

Como ativar

1. Em cada lembrete, clique no botão 📍 Endereço. Ele fica verde quando ligado.
2. Ao ligar em qualquer lembrete, aparece o campo "📍 Endereço enviado nos lembretes", logo abaixo da lista.
3. Escreva o endereço em texto livre, do jeito exato que o cliente deve receber. O campo é obrigatório quando algum lembrete está com 📍 ligado. Sem ele, o sistema avisa em amarelo e o lembrete sai sem endereço.

Rua das Flores, 123, Centro, Joinville/SC (ao lado da farmácia)

Você escolhe em quais lembretes o endereço vai

O 📍 é por lembrete. Isso te dá flexibilidade:

• Em todos: o endereço vai no lembrete de 23h e no de 2h.
• Só no mais próximo: por exemplo, só no de 1 hora antes, quando o cliente está prestes a sair de casa.

Como o texto é livre, dá pra colocar o que precisar, inclusive mais de uma unidade, se você tem filiais:

📍 Unidade Centro: Rua das Flores, 123
📍 Unidade Sul: Av. Brasil, 900, sala 4

Como fica na mensagem

⏰ Seu *Consulta de Nutrição* é em ~*2 horas* (14:00). Estamos te esperando!

📍 Endereço: Rua das Flores, 123, Centro, Joinville/SC (ao lado da farmácia)

Exemplos práticos do dia a dia

Combinando os recursos acima, veja montagens completas pra situações comuns.

1. Só um lembrete, simples (barbearia)

Um lembrete de 2 horas antes, sem confirmação, sem endereço (o cliente já conhece o local).

⏰ Ei! Seu *Corte + Barba* começa em ~*2 horas* (15:00). Te esperamos!

2. Dois lembretes com endereço só no do dia (clínica)

• 23h antes: sem endereço, só pra lembrar.
• 2h antes: com 📍 ligado, pra ajudar a chegar.

(23h antes)
📅 Olá! Lembrando que você tem *Consulta* amanhã às *09:00*.

(2h antes)
⏰ Seu *Consulta* é em ~*2 horas* (09:00). Estamos te esperando!
📍 Endereço: Av. Paulista, 1000, conj. 52, São Paulo/SP

3. Dois lembretes, um pedindo confirmação (estúdio de pilates)

• 23h antes: com confirmação (pra liberar a vaga se a pessoa não vier).
• 1h antes: só aviso.

(23h antes, com confirmação)
📅 Olá! Lembrando que você tem *Pilates Solo* com *Fernanda* amanhã às *07:00*.

Responda *CONFIRMAR* para manter, *REAGENDAR* para mudar de horário
ou *CANCELAR* para desmarcar 🙏

(1h antes, só aviso)
⏰ Seu *Pilates Solo* é em ~*1 hora* (07:00). Estamos te esperando!

4. Três lembretes (consultório com agenda cheia)

• 48h antes: com confirmação.
• 23h antes: só aviso, com endereço.
• 2h antes: só aviso.

Use o "+ Adicionar" pra chegar a três. Lembre que só um deles pode pedir confirmação.

5. Atendimento online (terapeuta por vídeo)

Lembrete de 1h antes com 📍 ligado, mas o serviço é online. O agente troca o endereço pelo link automaticamente:

⏰ Sua *Sessão de Terapia* é em ~*1 hora* (18:00). Estamos te esperando!

🎥 Link da videochamada (Google Meet): https://meet.google.com/abc-defg-hij

Cancelamento automático por silêncio

Esse bloco, chamado "⏱️ Cancelamento automático por silêncio", aparece somente quando pelo menos um lembrete está configurado com confirmação.

A situação que ele resolve: você enviou o lembrete, pediu confirmação, e o cliente simplesmente não respondeu. O que fazer?

Onde fica: logo abaixo da lista de lembretes.

Como funciona: você define duas coisas.

1. Quando faltarem X horas pro horário (entre 1 e 24 horas) o sistema verifica se o cliente confirmou. Exemplo: 6 horas.
2. O que fazer quando o cliente não confirmou:

Exemplo prático completo:

Você tem um salão com lembrete de 23h com confirmação e cancelamento por silêncio configurado pra 6 horas:

1. 23h antes: o cliente recebe o lembrete pedindo CONFIRMAR, REAGENDAR ou CANCELAR.
2. O cliente não responde nada até 6h antes do horário.
3. O sistema verifica: "Ana não confirmou, faltam 6h".
4. Ação conforme sua configuração:
   • Se "Me avisar no WhatsApp": você recebe "Ana tem Corte em 6h e não confirmou. Quer liberar o horário?"
   • Se "Cancelar e liberar a vaga": o horário é liberado, o evento some do Calendar e a Ana é avisada.

E quando o cliente falta mesmo assim?

Mesmo com lembrete, alguém vai faltar de vez em quando. Pra esses casos, dá pra montar uma sequência de resgate que dispara automaticamente quando você marca a falta na agenda, convidando a pessoa a remarcar. Veja em Follow-ups, gatilho "Falta (no-show)".