Lembretes automáticos
Como configurar mensagens automáticas antes dos agendamentos para reduzir faltas
Lembretes automáticos
Quando um cliente agenda pelo WhatsApp, ele recebe a confirmação na hora — mas isso não garante que vai aparecer no dia. É aí que os lembretes entram: o agente envia mensagens automáticas antes do horário marcado, sem você precisar fazer nada.
Negócios que usam lembretes reduzem faltas em até 30-40%. A lógica é simples: o cliente lembra, aparece, ou avisa com antecedência — liberando o horário pra outra pessoa.
Onde configurar
Vá em Meu Agente → aba Agendamentos e procure o bloco "Lembretes automáticos".
Quantos lembretes você pode ter?
Até 3 lembretes por agendamento. Por padrão a OctoSolve já configura dois pra você:
- 24 horas antes — lembra o cliente com tempo de reorganizar a agenda
- 1 hora antes — aviso de última hora, que chega quando o cliente ainda pode sair de casa
Você pode adicionar mais um (até o limite de 3), remover qualquer um ou mudar os tempos.
Como configurar cada lembrete
Cada linha da lista tem os seguintes controles, da esquerda pra direita:
- Número — quanto tempo antes enviar (ex: 24, 2, 30)
- Unidade — "horas" ou "minutos"
- Confirmação — se o lembrete vai pedir resposta do cliente (veja a seção abaixo)
- Toggle on/off — liga ou desliga esse lembrete sem precisar remover
- ✕ — remove o lembrete
Para adicionar um novo lembrete, clique em "+ Adicionar" no canto superior direito do bloco (o link some quando você já tem 3).
Exemplos de configuração
| Negócio | Sugestão |
|---|---|
| Salão / barbearia | 24h + 2h |
| Pilates / yoga | 24h + 1h |
| Clínica / consultório | 24h + 2h (ou adicionar um 3º de 48h) |
| Estética / spa | 24h + 3h |
Para reduzir faltas de última hora, o lembrete mais eficaz é o 2 horas antes — quando o cliente ainda tem tempo de avisar que não vai, liberando o horário pra outro.
Como fica a mensagem no WhatsApp do cliente
O agente personaliza o texto automaticamente com o nome do serviço, o horário e o tom de voz que você configurou. Veja como fica na prática:
Lembrete de 24h antes (tom semiformal):
Lembrete de 2h antes (tom informal):
Se o serviço tem um profissional atribuído, o nome aparece na mensagem: "você tem Pilates Solo com Fernanda amanhã às 09:00".
Cuidado com os horários de envio. Um lembrete de "10 horas antes" de um atendimento às 7h da manhã será enviado às 21h da noite anterior — o que pode incomodar o cliente. Prefira intervalos como 24h, 2h ou 30 minutos.
Quem recebe os lembretes?
Só agendamentos com status "agendado" ou "confirmado" recebem lembretes. Agendamentos com status "aguardando pagamento" (quando você ativou cobrança antecipada) ficam de fora — o lembrete só começa depois que o cliente pagar e o status mudar.
Pedir confirmação no lembrete
Além de lembrar, o agente pode aproveitar o momento para perguntar se o cliente vai aparecer. Você escolhe o modo de confirmação no dropdown de cada lembrete.
São 3 opções:
Sem confirmação (padrão)
O agente envia só o lembrete, sem pedir resposta. Bom pra quem não quer complicar.
Por texto (CONFIRMAR/CANCELAR)
O lembrete termina com uma instrução:
O cliente digita "CONFIRMAR" ou "CANCELAR" e o agente processa automaticamente:
- CONFIRMAR → status do agendamento muda para "confirmado"
- CANCELAR → o cliente entra num fluxo de cancelamento (com dupla confirmação para não cancelar por engano)
- Sem resposta → o agente pode tomar uma ação automática (configurável — veja abaixo)
Por botões interativos
O agente envia a mensagem normal + 3 botões clicáveis no WhatsApp:
O cliente toca em um botão — sem precisar digitar nada. É a opção que mais aumenta a taxa de resposta porque é mais fácil.
- ✅ Confirmar → status muda para "confirmado"
- 🔁 Reagendar → agente inicia o fluxo de reagendamento
- ❌ Cancelar → agente pede confirmação antes de cancelar (para não cancelar por engano)
Apenas 1 lembrete por vez pode pedir confirmação. Se você ativar confirmação no lembrete de 24h, os outros ficam bloqueados em "Sem confirmação". Faz sentido: pedir confirmação duas vezes no mesmo agendamento é desgastante pra quem vai receber.
Cancelamento automático por silêncio
Esse campo aparece somente quando pelo menos um lembrete está configurado com confirmação (texto ou botões).
A situação que ele resolve: você enviou o lembrete, pediu confirmação, e o cliente simplesmente não respondeu. O que fazer?
Onde fica: logo abaixo da lista de lembretes, no bloco "Cancelamento automático por silêncio".
Como funciona: você define:
- Quantas horas antes do horário o sistema verifica (entre 1 e 24 horas). Exemplo: 6 horas.
- O que fazer quando o cliente não confirmou:
| Opção | O que acontece |
|---|---|
| Manter agendamento (não fazer nada) | O agendamento continua normalmente. Padrão. |
| Me avisar no WhatsApp | O agente te manda uma mensagem no seu WhatsApp pessoal dizendo "Ana tem Pilates Solo em 6h e não confirmou. Quer liberar o horário?" |
| Cancelar e liberar a vaga | O agendamento é cancelado automaticamente, o horário é liberado e o evento é removido do Google Calendar. |
Atenção com a opção "Cancelar e liberar a vaga": o cancelamento é automático e imediato — sem aviso pro cliente e sem como desfazer pelo painel. Use com cautela. Ideal para negócios que têm alta demanda e perdem dinheiro com vagas presas em agendamentos fantasma.
Exemplo prático completo:
Você tem um salão com lembrete de 24h + botões interativos e cancelamento por silêncio configurado pra 6 horas:
- 24h antes: cliente recebe lembrete com botões "Confirmar / Reagendar / Cancelar"
- Cliente não toca em nada até 6h antes do horário
- Sistema verifica: "Ana não confirmou, faltam 6h"
- Ação conforme sua configuração:
- Se "Me avisar no WhatsApp": você recebe "Ana tem Corte em 6h e não confirmou. Quer liberar o horário?"
- Se "Cancelar automaticamente": horário é liberado, evento some do Calendar