Fluxo (Automações) 🔁

A página Fluxo é onde você cria automações sem programar, num editor visual (canvas). A ideia é simples: quando algo acontece (o cliente digita uma palavra, o card muda de fase no Kanban, um agendamento é criado, um sistema externo chama uma URL), o agente executa uma sequência de ações (manda texto, envia mídia, gera PIX, decide entre caminhos, espera, transfere pra um humano).

Você encontra essa tela no menu lateral, em Fluxo (Automações).

Quando usar um fluxo

Pense na Maria, da clínica de estética. Toda semana várias clientes mandam "qual o preço?". Em vez de deixar o agente montar a resposta do zero toda vez, ela cria um fluxo: quando alguém digitar "preço", o agente manda a tabela (uma imagem) e pergunta se a cliente quer agendar. Resposta sempre igual, na hora, sem ela mover um dedo.

A regra de ouro:

• Cenário único ou raro: deixe o agente decidir sozinho, ele é bom nisso.
• Cenário recorrente e onde você quer controle total da resposta: faça um fluxo.

A estrutura de um fluxo

Ao criar ou editar um fluxo, abre um editor visual em tela cheia. Você monta o fluxo com blocos e os conecta puxando uma linha de um pro outro:

1. Gatilhos (quando acontecer): o que dispara o fluxo. Pode ter vários no mesmo fluxo, e qualquer um deles dispara.
2. Ações (o agente faz): o que o agente executa, em sequência.
3. Blocos de decisão e controle: esperar, decidir entre caminhos (Se/então), sortear (A/B) e passo de IA.
4. Anotações: bilhetes coloridos pra você documentar o fluxo (não executam nada).

Você adiciona blocos pela paleta à esquerda (seções Gatilhos, Ações e Outros), arrasta cada um pela tela e os conecta. Clicar num bloco abre um painel lateral pra configurá-lo.

No topo ficam o botão Voltar, o nome do fluxo, a chavinha de ativado/desativado e o botão Testar. O fluxo salva sozinho (autosave): você vê "Salvando…" e depois "Salvo" ao lado do nome.

Os gatilhos (quando acontecer)

Palavra ou frase, e os modos de match

O gatilho mais usado. Você escolhe um Modo de match:

Campos: Palavras (separadas por vírgula, cada uma dispara o fluxo, sem stemming, ou seja cancelar não bate cancela), Exclusões (se aparecer, veta o disparo, útil pra barrar "preço alto") e Descrição da intenção (nos modos com IA, descreva em uma frase o que deve disparar).

Fase do Kanban

Dispara quando o card da conversa entra na fase escolhida (Lead novo, Em qualificação, Em agendamento, Aguardando pagamento, Confirmado, Realizado, Snooze, Perdido).

Tag adicionada

Dispara quando você ou uma automação adiciona a tag, não quando o cliente escreve. Use pra ações pós-fechamento (taggeou fechou, o fluxo gera PIX e move o card).

Antes do horário

Dispara faltando X tempo pro horário de um agendamento (minutos, horas ou dias antes). Lembrete clássico: "falta 1 dia, confirma sua presença?". Roda a cada 15 minutos, então o disparo pode variar alguns minutos.

Evento de agendamento

Dispara quando um agendamento é criado, é cancelado ou o cliente falta (no-show). Exemplo de ouro: ao faltar, mandar "sentimos sua falta, quer remarcar?".

Cliente parou de responder

Dispara quando uma conversa ativa fica X tempo sem nenhuma mensagem nova (você escolhe, em horas ou dias). Serve pra reengajar quem sumiu no meio da conversa, tipo mandar "ainda tem interesse?" depois de 1 dia em silêncio. Roda a cada 15 minutos, então pode variar alguns minutos. Só conta conversas ativas (não resolvidas) e dispara uma vez por silêncio: se o cliente voltar a falar e sumir de novo, dispara de novo.

As ações (o agente faz)

A ordem de execução é dada pelas conexões entre os blocos: o agente segue a linha do gatilho até a última ação.

Detalhes dos que têm configuração:

• Mandar mensagem: digite o texto. Pode usar {{nome}}, {{cliente}} e {{empresa}}.
• Mandar mídia: escolha da biblioteca. Imagem e vídeo aceitam legenda. Áudio vai sempre como nota de voz (PTT) e não aceita legenda.
• Preencher campo: escolha o campo (Nome, E-mail ou Observações) e o valor (aceita variáveis). Útil pra, por exemplo, marcar a origem do lead nas observações. Por segurança, só esses três campos podem ser gravados.
• Gerar PIX: informe o valor e a descrição. Cria uma cobrança real a cada disparo, então combine com um cooldown alto. O contato precisa ter dados de cobrança (CPF, nome).
• Pausar agente: por quantas horas o agente fica calado.
• Transferir humano: informe um motivo (aparece na notificação) e, se quiser, a quem atribuir a conversa.
• Avisar a equipe: a mensagem que aparece nas notificações. Combine com Esperar pra virar follow-up por prazo (espera 2 dias, avisa a equipe).

O que fazer se um passo der erro

Em cada ação você define, no painel, o que acontece se ela falhar:

• Continuar mesmo assim (padrão): segue pro próximo passo.
• Parar o fluxo: interrompe ali.
• Avisar a equipe e continuar: cria uma notificação de erro e segue.

Assim você confia que um passo que falhou não vai derrubar o resto sem você saber.

Blocos de decisão e controle

São blocos especiais que mudam o caminho do fluxo. Ficam na seção Ações da paleta.

Esperar

Pausa o fluxo por um tempo (minutos, horas ou dias) antes de continuar. O mínimo é cerca de 15 minutos, e a retomada roda a cada 15 minutos.

Esperar resposta do cliente

Transforma o fluxo numa conversa: o fluxo para e espera o cliente responder. A resposta é guardada numa variável (você dá o nome) pra você usar depois, normalmente num Se/então. Ex: pergunta "prefere manhã ou tarde?", espera, e ramifica pela resposta.

Tem um tempo-limite (horas ou dias): se o cliente não responder no prazo, o fluxo segue mesmo assim, com a variável vazia, então dá pra tratar o "não respondeu" num Se/então. Enquanto o fluxo está esperando, a resposta do cliente vai pro fluxo (não pro agente). Em tudo que não for uma resposta esperada por um fluxo, o agente continua respondendo normalmente.

Se / então (decisão por condição)

Decide entre dois caminhos com base numa condição: se bater, segue o ramo então; senão, o ramo senão. Cada saída leva pra uma sequência de blocos diferente.

A condição pode olhar:

• Tag do contato (tem / não tem)
• Fase no Kanban (é / não é)
• Resposta de um Passo de IA (uma variável)
• Saldo de pacote (sessões pré-pagas)

Sorteio (teste A/B/C)

Divide o tráfego aleatoriamente entre os caminhos, com peso ajustável em cada um (ex: 70% no A, 30% no B). Serve pra testar abordagens diferentes e ver qual funciona melhor, sem precisar de condição. Começa com 2 caminhos (A e B); use adicionar caminho pra ter até 5 (A a E) e o X pra remover um (apaga os blocos ligados àquela saída). Pesos iguais = divisão igual.

Passo de IA

A IA Haiku lê a última mensagem do cliente e grava a resposta numa variável (que você nomeia). Depois você usa essa variável num Se/então. Disponível no Pro e Enterprise.

Cooldown: evitando disparos repetidos

Todo fluxo tem um cooldown: a janela, em segundos, em que o mesmo fluxo não dispara duas vezes na mesma conversa. Padrão de 300 segundos (5 minutos). Aparece no card do fluxo na lista.

Variáveis no texto

Nas mensagens, use variáveis que o agente substitui na hora:

Se o contato não tem nome, {{nome}} vira vazio (o texto não quebra). Escreva frases que funcionem mesmo sem o nome.

Anotações no canvas

Na paleta, em Outros, clique em Anotação pra colar um bilhete colorido na tela. Serve pra documentar o que cada parte do fluxo faz ("aqui filtra quem já é cliente"). É só escrever, escolher a cor e arrastar pra onde quiser. Não executa nada, só fica salvo junto do fluxo.

Criar um fluxo do zero

1. Clique em Fluxo (Automações) no menu, depois em Novo fluxo.
2. Dê um nome descritivo, ex: Tabela de preços quando perguntarem.
3. Na paleta, em Gatilhos, adicione Palavra ou frase, escolha Contém e digite: preço, preco, valor, quanto custa.
4. Em Ações, adicione e conecte:
   • Mandar mensagem → Olá {{nome}}! 😊 Aqui está nossa tabela:
   • Mandar mídia → escolha a imagem da tabela.
   • Mandar mensagem → Quer agendar uma avaliação? Me chama aqui!
5. Confira que a chavinha ativado está ligada.
6. Espere aparecer "Salvo" e clique em Voltar.

Começar por um exemplo pronto

Clique em Exemplos no topo (ou Usar um modelo no canvas vazio). Abre uma galeria de modelos prontos pros casos mais comuns, cada um vira uma cópia editável:

• Perguntar "preço" → manda texto, a tabela e oferece avaliação, e taggeia o interessado.
• Perguntar "endereço" → manda o endereço com link do Google Maps.
• Card vai pra "Confirmado" → manda lembrete e galeria de antes/depois.
• Taggear "fechou" → gera PIX e move pra "Aguardando pagamento".
• Dizer "vou pensar" → manda texto tranquilo e pausa o agente 24h.
• Cliente reclamar/xingar → pede desculpas e transfere pra um humano.

Testar antes de soltar

O botão Testar no topo faz um dry-run do gatilho: você digita uma mensagem e vê se o fluxo dispararia, sem executar as ações de verdade. Ao lado, o painel de Disparos recentes mostra as últimas execuções.

Biblioteca de mídia

O botão Biblioteca abre onde você guarda os arquivos das ações de Mandar mídia: imagens (PNG, JPG, WEBP), vídeos (MP4) e áudios (MP3, OGG, M4A, OPUS). Sobe uma vez, reutiliza em vários fluxos.

Ativar, desativar e apagar

Cada fluxo na lista tem uma chavinha. Desligada, fica salvo mas não dispara (bom pra campanhas sazonais). Pra apagar de vez, use a lixeira.

Limites por plano

O contador no topo mostra quantos fluxos você tem. Ao atingir o limite, fica vermelho. Pra liberar, exclua antigos ou faça upgrade.

Webhook

O gatilho Webhook deixa um sistema externo disparar o fluxo fazendo um POST numa URL secreta. É a ponte pra integrar a OctoSolve com o seu site, formulários, Zapier, Make, ou o seu CRM.

Exemplo: o formulário "fale conosco" do seu site envia o lead pra essa URL, e o fluxo recebe e já manda a primeira mensagem no WhatsApp, cria o contato e move pro Kanban.

Como funciona

1. No editor, adicione o gatilho Webhook (URL externa). Aparece um aviso pedindo confirmação (por causa do custo, veja abaixo).
2. Salve o fluxo (ele salva sozinho). Aí a OctoSolve gera uma URL secreta única.
3. Clique no bloco do gatilho: o painel mostra a URL (com botão de copiar) e um exemplo de corpo.
4. Configure o seu sistema externo pra fazer um POST nessa URL com um JSON.

O JSON precisa trazer o campo telefone (com DDD e código do país). A OctoSolve acha o contato por esse telefone, ou cria um lead novo se ainda não existir, e então dispara as ações do fluxo.

{
  "telefone": "5511999998888",
  "nome": "Maria Silva"
}

Nas ações, {{nome}} e {{empresa}} funcionam normalmente.

Cuidado com custo (importante)

Se o fluxo do webhook tiver um Passo de IA, cada chamada consome IA, que tem custo. Um sistema externo mal configurado (ou um pico de leads) pode chamar a URL muitas vezes e, com IA no meio, isso pode virar uma conta alta.

Por isso, dois cuidados:

• Acompanhe de perto os disparos (o painel de Disparos recentes e o selo de cada bloco mostram o volume).
• Respeite os limites por plano abaixo, que existem justamente pra travar o pior caso.

Limites por plano

O webhook tem teto de chamadas por minuto, por hora e por dia (somando todos os webhooks da sua conta). Acima do teto, a chamada recebe um erro e nada roda (o limite zera sozinho na próxima janela).

Segurança do webhook

O webhook foi pensado pra ser seguro por padrão:

• URL secreta é a proteção principal: só quem tem a URL consegue disparar. Trate ela como uma senha e não publique em lugar aberto.
• Trocar a URL (rotação): se desconfiar que vazou, clique em Gerar nova URL no painel do gatilho. A antiga para de funcionar na hora, e você atualiza o sistema que chama o webhook com a nova.
• Limites por plano travam abuso e custo (ver acima).
• Anti-duplicação: se a mesma chamada chegar duas vezes em poucos segundos (um retry de rede, por exemplo), o fluxo roda só uma vez.
• HTTPS em tudo, e o tamanho do corpo é limitado.

A OctoSolve nunca devolve dados internos no webhook: a resposta é só um "ok" ou um erro genérico. E o que ele dispara é sempre o seu fluxo, no seu contato, dentro da sua conta. A URL de um cliente nunca alcança a conta de outro.

Assinatura HMAC (avançado, opcional)

Pra integrações técnicas (um backend próprio, ou Zapier com passo de código), dá pra exigir que cada chamada seja assinada. Assim, mesmo quem tiver a URL não consegue disparar sem o segredo de assinatura.

No painel do gatilho, em Exigir assinatura HMAC (avançado), ligue a opção. A OctoSolve mostra um segredo de assinatura. A partir daí, o seu sistema precisa mandar, em cada POST, dois cabeçalhos:

• X-Octo-Timestamp: o horário atual em Unix (segundos).
• X-Octo-Signature: o HMAC-SHA256 (em hexadecimal) do texto timestamp + "." + corpo, usando o segredo.

A OctoSolve recalcula a assinatura e compara em tempo constante. Se não bater, ou se o timestamp tiver mais de 5 minutos (proteção contra reenvio), a chamada é recusada com erro.