Melhores Práticas
Como tirar o máximo do agente: base de conhecimento forte, serviços bem descritos, tom de voz certo e follow-ups que trazem o cliente de volta.
Melhores Práticas
Um agente bem configurado resolve sozinho a maioria das conversas sem precisar te chamar. Quatro coisas fazem essa diferença: uma base de conhecimento completa, serviços bem descritos, o tom de voz certo e follow-ups ativos.
Este guia mostra, passo a passo, como deixar cada uma dessas partes redonda, com exemplos prontos para você copiar e adaptar ao seu negócio.
Se você ainda está montando o agente do zero, comece pelo passo a passo de configuração e volte aqui depois para refinar.
1. Base de conhecimento que responde sozinha
A base de conhecimento é o "cérebro" do agente. É de lá que ele tira a resposta quando o cliente pergunta algo que não é preço nem horário disponível: "como funciona?", "preciso de preparo?", "vocês atendem meu convênio?", "tem estacionamento?".
Quanto mais completa a base, mais conversas o agente fecha sem te acionar.
Onde fica
No menu lateral, vá em Meu Agente e abra a aba Base de Conhecimento (lá em cima, ao lado de Serviços e Follow-up).
Passo a passo para criar um documento
- Clique em Adicionar documento
- Dê um título claro (ex: "Política de cancelamento")
- Escolha a categoria que melhor descreve o assunto. As opções são: FAQ (Perguntas Frequentes), Formas de Pagamento, Política de Cancelamento, Horário de Funcionamento, Endereço e Localização, Estacionamento e Facilidades, Benefícios, Serviço, Protocolo, Política e Promoção
- Escreva o conteúdo em linguagem simples, como se estivesse explicando a um cliente novo
- Salve
Repita para cada assunto importante. Não precisa fazer tudo num documento só, vários documentos curtos e bem separados funcionam melhor.
O que toda base deve ter
| Documento | Por que importa |
|---|---|
| Como funciona o atendimento | A dúvida nº 1 de quem nunca foi cliente. |
| Política de cancelamento | Evita discussão e protege sua agenda. |
| Formas de pagamento | "Aceita PIX? Cartão? Parcela?" cai toda hora. |
| Endereço e como chegar | Ponto de referência, estacionamento, andar. |
| Diferença entre os serviços | "Qual a diferença entre limpeza simples e profunda?" |
| Preparo / o que levar | Quando o serviço exige preparo (jejum, roupa, documentos). |
Exemplo concreto de bom documento
Veja a diferença entre uma base fraca e uma forte.
Fraco (genérico demais):
Fazemos pilates para todos os níveis.
Forte (específico e útil):
Nossas aulas de pilates são em grupos de até 4 pessoas, com equipamento individual. A primeira aula é uma avaliação postural gratuita com a fisioterapeuta, dura 50 minutos e serve para montar o seu plano. Quem nunca fez pilates começa na turma iniciante; quem já tem prática entra direto na intermediária. Para gestantes temos uma turma específica supervisionada por fisioterapeuta com especialização em saúde da mulher. Venha com roupa confortável e meia antiderrapante (vendemos no studio por R$ 25 se você esquecer).
Repare: contexto, diferenciação e personalidade, sem precisar repetir preço (isso fica nos Serviços).
Como serviços e base de conhecimento trabalham juntos: quando o cliente pergunta "quanto custa?", o agente usa a aba Serviços (preço e duração). Quando pergunta "como funciona?" ou "qual a diferença entre X e Y?", ele usa a Base de Conhecimento. Mantenha preço só nos Serviços e contexto só na base, assim você não tem dois lugares para atualizar quando o valor mudar.
Use o avaliador da base (atalho de ouro)
Dentro da aba Base de Conhecimento existe o botão ✨ Avaliar base de conhecimento. Clique nele e o OctoSolve analisa tudo que você escreveu e devolve:
- Uma nota de 0 a 100 da sua base
- Os pontos fortes já cobertos
- As lacunas (assuntos que faltam, em ordem de prioridade)
- Perguntas e respostas sugeridas que você adiciona à base com um clique
É o jeito mais rápido de descobrir o que está faltando. Rode logo depois de montar a base e de novo a cada poucas semanas.
Saúde (clínica, fisio, psicologia): nunca coloque diagnósticos, indicação de medicamentos ou recomendação médica na base. O agente não é um profissional de saúde. Deixe isso claro: "para orientações clínicas, agende uma consulta".
2. Serviços bem descritos
Cada serviço cadastrado é uma opção que o agente sabe vender e agendar. Serviço mal descrito = agente que erra preço ou marca a coisa errada.
Onde fica
Meu Agente → Serviços. Clique em + Adicionar serviço ou em Editar no card de um serviço existente.
O que preencher bem
- Nome exato como o cliente conhece (ex: "Limpeza de pele profunda", não "LP-2")
- Descrição curta (opcional): uma frase curta dizendo o que está incluso e para quem é. O agente usa isso na hora de oferecer. Textos mais longos ficam na Base de Conhecimento
- Duração min (opcional): o tempo em minutos. É ela que bloqueia o espaço certo na agenda. Deixe
0se o serviço não tem hora marcada - Preço Por (R$): o valor final que aparece quando o cliente pergunta "quanto custa?". Tem também o campo Preço De (R$) para anunciar promoção ("De R$ X por R$ Y")
Exemplos concretos
| Serviço | Duração | Preço | Descrição |
|---|---|---|---|
| Corte feminino | 60 min | R$ 90 | Corte + lavagem + finalização com escova. |
| Avaliação inicial | 50 min | Gratuito | Primeira consulta para entender seu caso e montar o plano. |
| Limpeza de pele profunda | 90 min | R$ 180 | Extração + máscara + hidratação. Evite sol forte nas 24h seguintes. |
Dicas por situação
- Mesmo serviço com preços diferentes (corte simples vs corte com escova; particular vs convênio): cadastre como serviços separados ou use as variantes de preço. Assim o agente nunca chuta o valor errado.
- Planos mensais (academia, pilates, idiomas): cadastre o plano como serviço, costuma fidelizar mais que o avulso.
- Primeira aula ou consulta grátis: marque como gratuito. É o melhor isca para converter curioso em cliente.
- Cobrança antecipada: se você usa pagamento via PIX, dá para exigir sinal ou valor integral por serviço. Veja o guia de pagamentos com Asaas.
Serviço que você não quer mais oferecer? Não precisa apagar. Basta desativar o serviço (o toggle no card). Ele some das opções do agente mas o histórico fica preservado.
3. Tom de voz que combina com seu público
O tom de voz define como o agente "fala". Uma clínica de advocacia e um studio de estética não conversam do mesmo jeito, e o cliente percebe na hora.
Onde ajustar
Meu Agente → Configuração, no campo Tom de Voz. Três opções:
| Tom | Combina com | Como soa |
|---|---|---|
| Formal | Advocacia, contabilidade, consultoria, B2B | Tratamento respeitoso, frases completas, sem gíria. |
| Semiformal | Clínicas, consultórios, serviços em geral | Profissional mas próximo. É o padrão e serve para a maioria. |
| Informal | Salão, estética, fitness, público jovem | Descontraído, leve, conversa de gente para gente. |
Emojis
Logo abaixo, o campo Usar Emojis liga ou desliga os emojis, e escolhe a intensidade: 😐 Baixo, 😊 Médio ou 🎉 Muito.
- Beleza, fitness, público jovem: Médio ou Muito. Clientes esperam comunicação leve.
- Advocacia, contabilidade, saúde séria: Baixo ou desligado. Emoji demais passa pouca seriedade.
Não tem certeza do tom? Use a aba Testar Agente dentro de Meu Agente. Você conversa com o agente como se fosse um cliente e sente na hora se o jeito de falar combina com a sua marca. Ajuste, salve e teste de novo.
4. Follow-ups que trazem o cliente de volta
Follow-up é a mensagem automática que o agente envia depois de um evento: terminou a consulta, o cliente faltou, sumiu há um tempo, está de aniversário. É aqui que muita receita aparece, o cliente que ia esquecer de remarcar volta.
Onde fica
Meu Agente → Follow-up. Você já encontra alguns fluxos prontos desativados na lista, é só ligar e ajustar o texto.
Fluxos prontos que valem a pena
| Fluxo | Quando dispara | Para que serve |
|---|---|---|
| Pós-consulta | Logo após o atendimento | Agradece e pede um feedback rápido. |
| Resgate de falta (no-show) | Quando você marca uma falta na Agenda | Convida o cliente a remarcar. |
| Cancelamento | Quando o cliente cancela | Oferece remarcar com horários novos. |
| Reengajamento (inatividade) | 30 dias sem mensagem | Reativa quem sumiu: "sentimos sua falta". |
| Aniversário | No aniversário do cliente | Parabeniza (precisa da data de nascimento cadastrada). |
Passo a passo para ativar
- Em Meu Agente → Follow-up, encontre o fluxo na lista
- Ligue o toggle dele
- Clique para expandir e revisar as mensagens (etapas)
- Ajuste o texto ao seu negócio e salve
Personalize o texto com variáveis
Dentro de cada mensagem você pode usar atalhos que o agente troca pelos dados reais do cliente:
{nome}→ primeiro nome do cliente{servico}→ nome do serviço do próximo agendamento{data}→ data e hora do próximo agendamento{profissional}→ profissional do próximo agendamento
Exemplo de mensagem de pós-consulta:
Oi
{nome}! Foi ótimo te atender hoje. Como você está se sentindo depois da sessão? Se precisar de qualquer coisa, é só chamar por aqui. 😊
Exemplo de resgate de falta:
Oi
{nome}, notei que não conseguimos te ver no horário de{data}. Acontece! Quer que eu te mostre os próximos horários livres para remarcar?
Lembretes de agendamento
Além dos follow-ups, configure os lembretes em Meu Agente → Agendamentos. O lembrete H-2 (duas horas antes) é o que mais reduz falta, principalmente em fitness, estética e consultórios, onde horário vazio é receita perdida.
B2B (advocacia, consultoria, contabilidade): vá com calma na frequência. Esse público tolera bem menos contato que o consumidor final. Um follow-up educado depois da reunião costuma bastar; sequência de várias mensagens soa invasiva.
Recomendações rápidas por tipo de negócio
| Nicho | Foco na base | Serviços | Tom | Follow-up que mais converte |
|---|---|---|---|---|
| Saúde (fisio, clínica, psi) | Preparo, convênios, política de cancelamento | Ative CPF e data de nascimento no agendamento | Semiformal | Pós-consulta (humaniza e gera indicação) |
| Beleza (salão, estética) | Cuidados pós-procedimento, produtos usados | Variantes de preço por serviço | Informal + emojis | Pós-visita pedindo avaliação no Google |
| Fitness (pilates, academia) | Diferença entre turmas, regra de reposição | Planos mensais como serviço | Informal | Reengajamento após 2 semanas sem aparecer |
| Educação (curso, idiomas) | Metodologia, o que esperar nas 1ªs aulas | Ative o e-mail no agendamento | Semiformal | Pós-aula experimental em até 24h |
| B2B (advocacia, contábil) | Áreas de atuação, como é o processo | Ative e-mail e CEP | Formal, sem emoji | Pós-reunião pontual, sem insistir |
O hábito que mais sobe sua taxa de resolução: uma vez por semana, abra as conversas em que o agente passou o atendimento para você (handoff) e veja o que ele não soube responder. Transforme cada uma dessas perguntas em um documento na base de conhecimento. Esse único hábito costuma levar a taxa de resolução de 60% para 80% em poucas semanas.